Elektronická komunikace mezi zadavateli a uchazeči je od 18.4.2017 povinná pro centrální (státní a obecní) zadavatele, od 18.10.20108 bude povinná i pro ostatní zadavatele. Elektronizace se týká všech fází zadávacího procesu.

Komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem probíhá písemně, a tam kde stanoví zákon elektronicky – např. nabídka, žádost o účast aj.. Zde vznikají praktické problémy, že nesmí být narušena důvěrnost nabídek – to je řešeno elektronickými nástroji, jako je Národní elektronický nástroj.

Povinná elektronizace se vztahuje na podlimitní a nadlimitní veřejné zakázky, netýká se zakázek malého rozsahu. Zadavatel může pro elektronickou komunikaci použít jakýkoli prostředek – email, datová schránka, profil zadavatele. Zákon stanoví případy, kdy nemusí komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem probíhat elektronicky – zvláštní formáty souborů (projekty), předložení vzorků, velký objem dat, je prokazatelně narušeno zabezpečení elektronické komunikace. Nejde-li o komunikaci uskutečňovanou prostřednictvím elektronického nástroje nebo datové schránky, musí být datová zpráva opatřena platným uznávaným podpisem v těchto případech:

• Výzva určená účastníkům zadávacího řízení
• Oznámení o výběru
• Rozhodnutí o nejvhodnějším návrhu v soutěži o návrh
• Vyloučení účastníka zadávacího řízení

Při komunikaci uskutečňované prostřednictvím datové schránky je v případě veřejných zakázek dokument, na rozdíl od zákona o elektronických komunikacích, doručen dodáním do datové schránky. 

Pokud jde o formuláře, došlo k některým změnám. Jsou nové formuláře pro opravu (nemusí se již vyplňovat celý zadávací formulář, ale jen údaj, který je potřeba opravit) a oznámení o změně (týká se změny závazku ze smlouvy). Formuláře je možno odeslat datovou schránkou, vyplněním on-line nebo přes datové rozhraní.

Profil zadavatele je elektronický nástroj, který umožňuje neomezený dálkový přístup a na kterém zadavatel uveřejňuje informace a dokumenty ke svým veřejným zakázkám.

Náležitosti profilu zadavatele:

• Přístup k uveřejněným informacím – nesmí být vázáno na registraci
• Struktura údajů uveřejňovaných na profilu zadavatele (určuje vyhláška č. 168/2016 Sb. – její příloha č. 8)
• Postup při změně profilu zadavatele

Zadavatel smí používat pouze jeden profil. Na profilu musí být zadávací dokumentace zveřejněna až do konce lhůty pro podání nabídek. Po dobu 2 let (dříve 5 let) pak musí být na profilu zadavatele uveřejněno:

• Oznámení o vyloučení účastníka zadávacího řízení ve zjednodušeném podlimitním řízení
• Oznámení o výběru dodavatele ve zjednodušeném podlimitním řízení
• Oznámení o zrušení zjednodušeného podlimitního řízení
• Vysvětlení zadávací dokumentace
• Písemná zpráva zadavatele
• Výše skutečně uhrazené ceny
• Údaje dle přílohy č. 8 vyhlášky š. 168/2016 Sb.

Otevírání elektronických nabídek probíhá u zadavatele v termínu a čase, který uvedl v zadávacím formuláři. Otevřením nabídky se rozumí zpřístupnění jejího obsahu zadavateli. Není předepsaný protokol, stačí záznam o průběhu otevření nabídek. Zadavatel kontroluje, zda nabídka byla doručena ve stanovené lhůtě a zda datovou zprávou obsahující nabídku nebylo před jejím otevřením manipulováno.

Pokud jde o ochranu informací, tak zákon uvádí, že za důvěrné se považují údaje nebo sdělení, které dodavatel poskytl zadavateli v zadávacím řízení a označil je jako důvěrné. Zadavatel, který je povinen poskytnout informace podle zákona o svobodném přístupu, neposkytne:

• do ukončení zadávacího řízení informace, které se týkají obsahu nabídek a osob, které se podílejí na průběhu zadávacího řízení
• důvěrnou informaci
• informaci, pokud by její uveřejnění znamenalo porušení jiného právního předpisu (např. z. o ochraně dat a od května pak GDPR)

Uveřejnění smlouvy

Veřejný zadavatel uveřejní na profilu uzavřenou smlouvu včetně jejich změn a dodatků do 15 dnů od jejího uzavření. Pozor zde platí limit od ceny plnění 500.000 Kč a výše, zatímco pro uveřejňování smluv v registru smluv je limit pro zveřejnění už od 50.000 Kč. Pokud zveřejním v registru smluv, nemusím zveřejňovat na profilu, pokud dodržím 15ti denní lhůtu, i když v registru smluv jinak platí lhůta 30ti denní.

Na profilu veřejného zadavatele se dále zveřejňuje skutečně uhrazená cena za plnění smlouvy, a to do 3 měsíců od splnění smlouvy.

Písemná zpráva zadavatele je další dokument, který se zveřejňuje na profilu zadavatele, a to do 30 dnů od ukončení zadávacího řízení.

Z pohledu dodavatele znamená povinná elektronizace problém při prokazování kvalifikace. Z tohoto pohledu:

• Výpis z rejstříku trestů právnické i fyzické osoby – listinná podoba – nutná konverze přes Czechpoint.
• Potvrzení finančního úřadu – přijde do datové schránky – je elektronicky
• Potvrzení ČSSZ – přijde do datové schránky – je elektronicky
• Čestné prohlášení - listinná podoba – nutná konverze přes Czechpoint.
• Výpis z obchodního nebo jiného veřejného rejstříku – je ke stažení elektroniky
• Profesní způsobilost – výpis z živnostenského rejstříku nefunguje elektroniky - listinná podoba – nutná konverze přes Czechpoint.
• Doklady o vzdělání - listinná podoba – nutná konverze přes Czechpoint.

• Ekonomická kvalifikace – pokud je výroční zpráva uložen ave Sbírce listin - stačí dát odkaz
• Technická kvalifikace - certifikáty o shodě, licence -  nelze provést ověření kopie – nelze dodat originál – pokud zadavatel požaduje, musí uchazeč požadovat vysvětlení, jak doložit.